Muito difundido nas grandes empresas e corporações, a gestão de processos possui é reconhecida pelos gestores devido a sua capacidade de melhorar os resultados da empresa. Essa melhoria não é exclusiva para grandes empresas. Pequenas e médias empresas podem colher benefícios importantes com a gestão de processos e torna-se fundamental para que elas possam se estruturar para crescer de forma consistente, garantir uma boa saúde financeira e gerar valor para o cliente.
Gestão de processos nas pequenas e médias empresas
A gestão de processos promove a gestão de negócios com a tecnologia da informação para otimizar resultados e melhorar os processos de negócio. Podemos dizer que é a interação entre as várias atividades que são realizadas nas empresas pelos diversos departamentos, voltada a reduzir os custos, otimizar as operações e identificar oportunidades.
Trata-se de uma forma diferente de se gerir, que se contrapõe ao tradicional estilo de gerenciamento dividido por departamentos. E o melhor de tudo é que, por poder se adaptar a praticamente qualquer tamanho de empresa, a gestão de processos torna-se uma alternativa cada vez mais difundida e adotada. Hoje as atividades em uma empresa raramente são realizadas por uma única área ou um único grupo de pessoas.
Nesse caso os processos são chamados de operacionais. São aqueles processos rotineiros e repetitivos desempenhados no dia a dia e são diferentes dos processos de decisão estratégica, que ficam sob responsabilidade da alta direção. Uma boa gestão de processos nas pequenas e médias empresas deve sempre rever, melhorar e padronizar as operações, garantindo a participação efetiva dos envolvidos e promovendo o comprometimento com a qualidade.
A vantagem e potencial dos processos nas rotinas das pequenas empresas
Imaginemos uma empresa que trabalhe com venda e manutenção de ar condicionado. Focada no atendimento para aparelhos de todos os tipos, a empresa é dividida em quatro grandes setores: vendas, manutenção, instalação e pós-venda. Enquanto cada área possui um líder, o dono da empresa cuida da negociação com fornecedores e dos processos administrativos e financeiros.
Como ele está sempre envolvido com tarefas burocráticas, é realizada uma reunião de uma hora todas as segundas e sextas-feiras para atualização do andamento dos trabalhos, das dificuldades e dos resultados obtidos. Afinal, ele precisa estar ciente de tudo que acontece na sua empresa e esse tempo que os funcionários passam na reunião não chega a comprometer a rotina, certo? Não é bem assim.
Esses líderes são responsáveis por suas próprias equipes, e tirá-los do fluxo de trabalho para fazer uma reunião de uma hora, duas vezes por semana, pode, sim, afetar os resultados. Ainda mais se considerarmos que os pontos tratados nas reuniões poderiam muito bem ser resolvidos por meio do envio de um e-mail diário.
Imagine se essa mesma empresa adotasse o uso de um sistema ERP de gestão que, entre as funcionalidades, pudesse gerar relatórios diários de atividades, com índices, números e indicadores que ajudassem o dono do negócio na tomada de decisão. Tudo isso de forma automatizada e sem tirar nenhum funcionário da rotina de trabalho. Isso seria, sem dúvida, muito mais prático e produtivo.
A implantação de um sistema ERP por si só não resolverá os problemas. É fundamental antes disso, fazer uma mudança para gestão por processos, definindo claramente os processos para que o sistema possa ser configurado de acordo com as rotinas de trabalho da empresa.
Fazendo a lição de casa
Antes de implantar um ERP é necessário fazer um mapeamento das principais atividades executadas da empresa como compras, atendimento ao cliente, contabilização de notas fiscais, pedidos, contas a pagar, etc., formalizando os processos validados com as equipes que os executam.
Nesse momento é normal que existam algumas resistências internas das equipes, pois a falta de processos definidos, permite que cada um trabalhe da forma que desejar e/ou com muito mais liberdade para decidir ações da empresa, que podem impactar no seu resultado financeiro, além do que deveria estar autorizado.
Além disso é necessário definir também qual o crescimento esperado pela empresa, novos formatos de negócios que pretende implantar e definir claramente como isso será feito para se poder configurar o sistema ERP.
Ao implantar a gestão por processos a empresa começa a colher frutos até mesmo antes de implantar o ERP. Todo esse processo capacitará a empresa a definir investimentos, diferenciação frente aos concorrentes, controle financeiro e contábil e comprimento de prazos de entrega e nível de serviço para os clientes entre outras melhorias.
Coloque a gestão de processos em prática na sua empresa
A gestão de processos nas pequenas empresas pode ajudar a transformar a realidade do negócio, seja com a redução dos custos e o controle financeiro, seja com a revisão dos processos e a consequente capacidade de identificar oportunidades no mercado, mas vale lembrar que fazer toda essa reorganização e controle de forma manual pode ser um risco.
A implantação de um ERP permite automatizar esses processos para garantir que eles funcionem. Assim, os profissionais ganham um fluxo de trabalho automatizado, transparência na comunicação e rapidez no compartilhamento de informações — que é essencial para as equipes trabalharem alinhadas e para a transformação dos processos na empresa.
Com ele, os profissionais distribuem as demandas, definem prazos e metas claros e acompanham a execução das atividades, tudo com uma solução capaz de integrar as diversas informações do pequeno negócio de forma segura e eficiente, promovendo agilidade e praticidade aos processos internos de produção e execução de tarefas.
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Como vimos, é fundamental criarmos uma cultura de gestão por processos na empresa para que ela consiga colher os frutos de um sistema ERP. Na Siom Consultoria temos os melhores consultores, com experiência no mercado de indústria e varejo, voltados para ajudar a sua empresa a padronizar os processos e difundir essa nova cultura para sua equipe. Entre em contato conosco e peça uma avaliação.
